Slaapverwekkend overleg, waarin de deelnemers de energie voelen wegsijpelen en reikhalzend uitzien naar het einde ervan. Overleg is niet alleen regelmatig slaapverwekkend, maar ook vaak irritant en frustrerend. Illustratief hiervoor was het verhaal dat een team me vorige week vertelde.

Hoe zit je erbij?

Een paar jaar geleden was het team begonnen hun teamoverleg te starten met een rondje ‘hoe zit je erbij?’ Ieder vertelde dan hoe het met ze ging. Toen ik dat hoorde vermoedde ik dat die rondjes geen vrolijke bedoening zouden zijn geweest. En dat klopte. In dergelijke rondjes kwamen mensen vooral met problemen en klachten naar voren en het meest gehoorde antwoord op de vraag was: ‘Ik heb het druk’. Ik vermoedde dit omdat de negativiteitsbias zou voorspellen dat op een vraag zoals ‘hoe zit je erbij?’ veel mensen vooral te binnen zal schieten met welke dingen ze aan het worstelen zijn en wat er niet zo goed loopt. De leidinggevende van dit team was de voortdurende klachtenstroom dat iedereen het zo druk had na een tijdje spuugzat.

Goed hoor

Omdat de ‘hoe zit je erbij-rondjes’ zo weinig positiefs opleverden begonnen mensen zich ervan af te maken met het antwoord: ‘Goed hoor’ of ‘Wel oké’. De meeste teamleden ervoeren het rondje als een plichtmatige en kunstmatige poging om interesse te hebben in elkaars welbevinden. Een paar weken geleden had 1 teamlid verteld dat hij het privé moeilijk had. En nadat hij dat had verteld hadden de andere teamleden gedacht: ‘oh, ik had ook wel kunnen vertellen over mijn privéproblemen…want die heb ik ook!’ Het werd een steeds vrolijker bedoening. Slaapverwekkend, frustrerend en irritant, dat is hoe dit team hun overleggen ervoer.

Geen rondjes meer

De leidinggevende was maar gestopt met de rondjes. Nu waren de teamoverleggen vooral een kwestie van informatie-overload. Het ene na het andere agendapunt waarin informatie werd gegeven en mensen daarop met meningen en oordelen reageerden. Discussies, langs elkaar heen praten, geen conclusies. De agenda was nooit af en punten werden doorgeschoven naar het volgende overleg.

Rondje successen?

Een teamlid opperde dat het misschien beter zou werken als ze een rondje successen gingen doen. Maar de anderen kregen al de kriebels als ze eraan dachten. Ik sympathiseerde daar mee, zie ook hier.

Sturen op nut

In mijn pocketboekje 100 progressiegerichte interventies staan een paar manieren om doelgericht en prettig te vergaderen. Bijvoorbeeld door een focus aan te brengen met dit soort vragen:

Vooraf inventariseren ter bepaling van de agenda

  • Wat zou de vergadering nuttig maken voor jou?
  • Wat moet er aan de orde komen om er een nuttige vergadering van te maken?
  • Wat zou de vergadering nuttig maken voor het team?
  • Waaraan zullen wij achteraf merken dat de vergadering nuttig was?

Gedurende het bespreken van een onderwerp blijven toetsen van het nut

  • Wat is er nuttig om ten aanzien van dit onderwerp te bespreken?
  • Wat gaat er al goed ten aanzien van dit onderwerp?
  • Wat willen we veranderen en verbeteren ten aanzien van dit onderwerp?
  • Wat willen we verder bereiken ten aanzien van dit onderwerp?
  • Wat weten we over wat werkt om te bereiken wat we willen bereiken?
  • Op welke ideeën brengt ons dit voor een stap in de goede richting?
  • Hoe en wanneer gaan we verder?

Achteraf activerend evalueren

  • Wat was er nuttig aan wat we vandaag hebben besproken?
  • Wat was het meest nuttig voor jou?
  • Hoe kunnen we wat er bruikbaar was benutten in het werk?
  • Hoe is het besprokene voor jou toepasbaar?
  • Waaraan zouden we merken dat we vooruitgang boeken?
  • Wat is het eerstvolgende dat we gaan doen om een stapje richting de gewenste situatie te komen?

Focus op progressie

Dit team besloot om naast het sturen op nut, eens te gaan experimenteren met het aanbrengen van een focus op progressie, bij de start van de vergadering. In het boekje 100 Progressiegerichte Interventies staat de volgende manier waarop je dit kunt doen.

Beantwoord bij de start van de vergadering (een aantal van) de volgende vragen. Je kunt de teamleden eerst individueel laten nadenken en hun antwoorden op Post-its laten schrijven, waarna je alle Post-its plenair bespreekt. Je kunt ook eerst duo’s of trio’s met elkaar laten praten over de antwoorden op de vragen en daarna elk groepje de gelegenheid geven om plenair te delen wat ze hebben besproken. Of je bespreekt de antwoorden op de vragen direct plenair (als het team vrij klein is). 

  • Welke progressie hebben we geboekt ten aanzien van iets dat belangrijk voor ons is?
  • Wat is er goed gegaan de afgelopen weken?
  • Wat hebben wij al bereikt in ons project?
  • Waarover zijn we tevreden?
  • Wat willen we behouden van hoe we tot nu toe hebben gewerkt?
  • Welke positieve resultaten zijn er al bereikt?
  • Welke voordelen biedt wat wij al hebben bereikt ons?
  •  Welke voordelen biedt het anderen?