Openingszin in stuurgesprek: hoe formuleer je die? Leidinggevenden die een progressiegericht stuurgesprek willen voeren vinden het vaak wel lastig om een progressiegerichte openingszin te formuleren. En dus is dit een vraag die deelnemers aan onze training progressiegericht leidinggeven regelmatig stellen.

Extern doel

Kenmerkend voor een stuurgesprek is het externe doel waaraan de gesprekspartner moet gaan voldoen. Er is een onderwerp dat de leidinggevende wil bespreken want die heeft een progressieverwachting ten aanzien van de gesprekspartner. De gesprekspartner is bijvoorbeeld een medewerker die onvoldoende hulp en ondersteuning biedt aan collega’s en de leidinggevende wil praten omdat deze medewerker dit gedrag moet gaan verbeteren.

Negatieve aanleiding

In dit voorbeeld is er sprake van een negatieve aanleiding voor het stuurgesprek. De medewerker doet op dit moment iets niet goed genoeg. Maar dat wil niet zeggen dat de leidinggevende in negatieve termen met de medewerker gaat praten.

  Trainingen
Progressiegericht Werken
 

Openingszin in stuurgesprek

Het doel van de openingszin bij progressiegericht sturen is dat je gesprekspartner direct vanaf de start van het gesprek in positieve termen hoort dat het onderwerp van gesprek is. De reden daarvoor is tweeledig. Enerzijds merkt je gesprekspartner dat je eerlijk en transparant bent en niks achterhoudt. Anderzijds merkt je gesprekspartner dat hij zich niet hoeft te verdedigen tegen aanvallen of kritiek.

Aantal woorden

De openingszin is eenvoudig te begrijpen en over het algemeen niet zo lang. In de praktijk blijkt dat een beperkt aantal woorden goed werkt, dus de openingszin werkt het beste wanneer je in ongeveer 15 woorden het onderwerp aangeeft.

Positief

Dat de openingszin positief geformuleerd is wil niet zeggen dat je ‘iets aardigs’ zegt bij de start. ‘Fijn om met je te praten’ werkt bijvoorbeeld alleen goed wanneer je zeker weet dat je gesprekspartner het inderdaad fijn vindt om met je in gesprek te gaan. Maar ziet je gesprekspartner er wat tegenop of heeft hij er niet zo’n zin in om met je te praten, dan komt een dergelijke opening gekunsteld over en zelfs wat manipulatief. Dan loop je het risico het reactance effect op te roepen. Ook een complimentje geven bij de start van het gesprek is risicovol. Je gesprekspartner kan dat ervaren als slijmen, en zet zich al schrap voor de draai om de oren die hij vervolgens verwacht. Wat is dan wel een positieve formulering? Een positieve formulering wil zeggen dat je in niet-negatieve termen het onderwerp benoemt.

Niet-progressiegerichte openingszinnen

Bijvoorbeeld: je wilt in gesprek met een medewerker omdat die steeds zijn deadlines niet haalt. Een progressiegerichte openingszin is niet:

  • Ik wil het met je hebben over het steeds missen van je deadline (immers deze openingszin is negatief)
  • Ik vind je zo’n prettige en betrokken medewerker (immers deze openingszin heeft niets te maken met het doel van het gesprek en kan worden ervaren als ‘opmaat’ voor een draai om de oren)
  • Hoe vind je dat je omgaat met deadlines? (immers deze vraag is een hang yourself vraag)

Progressiegerichte openingszinnen

De progressiegerichte openingszinnen die de leidinggevende wel zou kunnen gebruiken zijn bijvoorbeeld:

  • Graag heb ik het even met je over het tijdig aanleveren van rapportages
  • Het doel van dit gesprek is het met je te hebben over het tijdig aanleveren van rapportages
  • De bedoeling is om het even met je te hebben over hoe je je rapportages op tijd kunt gaan aanleveren

Openingszin in stuurgesprek

In een progressiegerichte openingszin hoort de medewerker direct en in positieve doelgerichte termen wat het onderwerp van gesprek is. Hij vindt het onderwerp misschien niet leuk, maar heeft respect voor de duidelijkheid die je biedt op een niet-autoritaire manier.

 

Trainingen
Progressiegericht Werken