Motiverend performance management

Van der Hauwaert et al (2021) deden onderzoek naar performance management systemen en motivatie van managers. Performance management systemen hebben een slechte naam, ze worden gezien als bureaucratiserend en controlling management instrument. Wanneer ze de basis vormen voor individuele prestatiebeoordeling en -beloning hebben ze eerder negatieve dan positieve effecten op de motivatie en prestaties van managers. Bestaat motiverend performance management?

Onderzoek

Zou het zo kunnen zijn dat performance management systemen een positieve uitwerking hebben op motivatie en prestaties van managers? De onderzoekers vermoedden dat dit onder bepaalde omstandigheden het geval zou kunnen zijn. En dat was het onderwerp van hun onderzoek, onder 186 managers in diverse sectoren in België.

Formalisatie

Performance management systemen kunnen worden gezien als bureaucratisch instrument. Maar bureaucratische instrumenten hebben niet altijd negatieve effecten. Dergelijke instrumenten kunnen worden ervaren als onderdrukkend of als ondersteunend. Management instrumenten worden ervaren als onderdrukkend wanneer ze worden ingezet door het management om gehoorzaamheid af te dwingen, maar ze worden ervaren als ondersteunend wanneer ze managers helpen hun werk beter te doen.

Ondersteunende formalisatie

Er zijn vier kenmerken van dergelijke ondersteunende formalisatie. Dat zijn: repareren, interne transparantie, algemene transparantie en flexibiliteit. Repareren betekent dat het performance management systeem zo is ontworpen dat het de medewerkers helpt om te bepalen welke acties ze kunnen ondernemen om problemen op te lossen. Interne transparantie betekent dat managers een duidelijk begrip hebben van het performance management systeem en de onderliggende rationale. Algemene transparantie betekent dat het performance management systeem contextuele informatie verschaft aan de gebruikers ervan, zodat die een beter begrip krijgen van de bredere context van de organisatie. Flexibiliteit betekent dat het performance management systeem zo is ontworpen dat het het leerproces van managers ondersteunt en hen aanmoedigt om het systeem aan te passen zodat het goed past op hun specifieke werk.

Hypothesen

De onderzoekers hadden de volgende hypothesen:

1. Hoe meer managers het performance management systeem als ondersteunend ervaren, hoe meer hun behoefte aan autonomie vervuld zal zijn
2. Hoe meer managers het performance management systeem als ondersteunend ervaren hoe meer hun behoefte aan competentie vervuld zal zijn
3. Hoe meer managers het performance management systeem als ondersteunend ervaren hoe meer hun behoefte aan verbondenheid vervuld zal zijn
4. Hoe beter de behoefte aan autonomie, competentie en verbondenheid van managers vervuld is, hoe meer ze autonoom gemotiveerd zullen zijn voor hun werk
5. Autonome motivatie voor het werk is positief geassocieerd met management prestaties
6. Via psychologische basisbehoeften vervulling medieert autonome motivatie voor het werk de relatie tussen de perceptie van de manager dat het performance management systeem ondersteunend is en diens management prestaties

Resultaat

Overall blijkt uit het onderzoek dat de mate waarin het performance management systeem wordt ervaren als ondersteunend positief geassocieerd is met de psychologische basisbehoeftenvervulling van managers, wat resulteert in hogere autonome motivatie en die is geassocieerd met betere management prestaties. (Er werd geen significante relatie gevonden tussen verbondenheid en autonome motivatie). Dus, wanneer ervaren managers een performance management systeem als ondersteunend? Dit zijn de concrete dingen die ze dan ervaren:

Repareren

Ik ervaar dat de prestatie indicatoren me helpen om acties uit te zetten om mezelf te verbeteren. Het performance management systeem maakt het mogelijk om tijdig bij te sturen en zo problemen te voorkomen. Het performance management systeem maakt het mogelijk om als alarmbel te functioneren.

Interne transparantie

Ik begrijp de performance standaards die gelden voor mijn werkdomein. Ik begrijp waarom bepaalde prestatie indicatoren zijn opgenomen voor mijn werkdomein. Er is informatie beschikbaar over hoe er momenteel gepresteerd wordt ten aanzien van de prestatie indicatoren. Het performance management systeem geeft me een indicatie hoe goed ik mijn werk aan het doen ben.

Algemene transparantie

De relatie tussen mijn eigen taken en de doelen van de organisatie is duidelijk. Het performance management systeem maakt het mogelijk om te communiceren met de stakeholders in de organisatie.

Flexibiliteit

Ik kan beslissingen nemen op basis van de informatie die uit het performance management systeem komt. Er kunnen prestatie indicatoren worden toegevoegd aan het systeem om goed aan te sluiten op wat we nodig hebben in ons werk. Het performance management systeem verschaft me suggesties waarmee ik mijn eigen beslissingen kan nemen over werkverbeteringen.

Progressie monitoren

Een ondersteunend performance management instrument lijkt mij een manier om progressie te monitoren, en het boeken van betekenisvolle progressie blijkt het meest belangrijk te zijn voor een positieve innerlijke werkbeleving van mensen.